Microsoft ha dado un paso significativo en la gestión de sus cuentas de OneDrive con la implementación de una política que, a partir de enero de 2025, afectará a las cuentas sin la correspondiente licencia de Microsoft 365. Este cambio, que culminará en los próximos meses, busca optimizar el uso de los recursos de almacenamiento, incidiendo directamente en administradores y empresas.
La nueva normativa archiva las cuentas de OneDrive de usuarios sin licencia activa, limitando el acceso a los datos a menos que se active una facturación específica. Según Microsoft, el objetivo es frenar el uso no autorizado de capacidad de almacenamiento, una situación común cuando una cuenta mantiene actividad sin que se elimine su conexión a Microsoft 365.
El proceso de archivo y posterior eliminación de cuentas se estructura según la fecha de pérdida de la licencia. Aquellas cuentas inactivas antes del 28 de julio de 2025 pasarán a un modo de solo lectura el 26 de septiembre, siendo archivadas oficialmente el 29 de octubre. Los administradores podrán verlas, pero acceder a su contenido requerirá habilitar la facturación correspondiente.
En el caso de cuentas sin licencia después del 28 de julio, el procedimiento difiere según las políticas de retención aplicadas. Para aquellas con medidas de retención o bloqueo legal, el archivo se ejecutará tras 93 días, conservándose según estas políticas. Las cuentas sin retención entrarán en modo de solo lectura después de 60 días y se archivarán a los 93 días, para ser eliminadas en el ciclo habitual si no se actúa.
El acceso a datos archivados tiene un costo significativo, con una tarifa inicial de 0,60 dólares por GB para reactivar durante 30 días, reduciéndose a 0,05 dólares por GB mensuales si no se elimina la información en ese plazo. Las cuentas nuevas sin licencia estarán sujetas a este último coste desde el archivo.
Para gestionar estas cuentas afectadas, Microsoft ha implementado un informe en el Centro de administración de SharePoint. Este recurso permite a los administradores monitorear el estado de las cuentas y el almacenamiento utilizado, además de ofrecer herramientas automatizadas para el manejo de estas cuentas.
Se recomienda a los administradores revisar minuciosamente estos informes, limpiar cuentas no necesitadas y decidir cuáles datos deben conservarse, activando la facturación cuando sea necesario. De lo contrario, la inacción puede traducirse en elevadas facturas para recuperar información de cuentas archivadas.
La política de Microsoft insta a un enfoque proactivo en la gestión del almacenamiento en la nube, sugiriéndose actuar antes de que las cuentas sean archivadas de manera definitiva para evitar la pérdida de datos y gastos innecesarios.
