En un esfuerzo por optimizar la gestión de documentos, Associa, la principal empresa de gestión comunitaria en América del Norte, ha dado un paso innovador con la implementación de un sistema de clasificación potenciado por inteligencia artificial generativa. Esta iniciativa, llevada a cabo en colaboración con el Centro de Innovación en IA Generativa de Amazon Web Services (AWS), está destinada a mejorar la administración de documentos para los 7.5 millones de propietarios de viviendas que atiende la empresa a través de sus 15,000 empleados distribuidos en más de 300 oficinas.
Actualmente, Associa maneja alrededor de 48 millones de documentos, pero el sistema de gestión anterior carecía de eficientes capacidades automáticas de clasificación. Los empleados debían dedicar un tiempo considerable a la organización manual de documentos, un proceso no solo demorado, sino también propenso a errores, que afectaba la eficiencia operativa.
El recién implementado Acelerador de Procesamiento de Documentos Inteligente (GenAI IDP) promete un cambio radical. Este sistema incorpora tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) junto con capacidades de IA generativa, permitiendo así la transformación de documentos no estructurados en datos estructurados y utilizables. La solución asegura una clasificación automática precisa y sin interrupciones, integrándose fácilmente en los flujos de trabajo existentes. Como resultado, se espera una mejora significativa en la eficiencia operativa y ahorros de costos importantes.
Durante la fase inicial de evaluación, Associa analizó varias configuraciones del sistema, incluyendo el tipo de entrada y el diseño del aviso. Se descubrió que utilizar solo la primera página de un PDF para la clasificación incrementó la precisión del proceso del 91% al 95% y simultáneamente redujo el costo por documento. Esta técnica resultó ser extremadamente eficaz, dada la concentración de características distintivas en las primeras páginas de los documentos.
La implementación de este sistema también ha logrado mejorar considerablemente la precisión en la clasificación de documentos no identificados, un rubro crítico para el proceso meticuloso de revisión humana. Aunque se evaluaron distintos modelos de inteligencia artificial, Amazon Nova Pro sobresalió al ofrecer la mejor combinación de precisión y costo, alcanzando una precisión del 95% a un costo promedio de 0.55 centavos por documento.
El presidente de Servicios Digitales y Tecnológicos de Associa, Andrew Brock, afirmó que esta solución transformará la gestión y organización de documentos dentro de la empresa, minimizando el esfuerzo manual en el procesamiento documental. Con esta innovación, Associa aspira a mantener altos niveles de precisión mientras mejora sus servicios comunitarios residenciales.
