En el dinámico mundo empresarial actual, el fenómeno del IT en la sombra —más conocido como Shadow IT— ha emergido como una realidad ineludible. Este término se refiere al uso de tecnologías y servicios por departamentos de una organización que operan fuera del control tradicional del equipo de TI. Si bien su existencia representa una serie de riesgos significativos, también ofrece una oportunidad única para fomentar la agilidad y la creatividad dentro de las empresas.
Para los líderes de tecnología de la información, la erradicación del Shadow IT no debería ser la prioridad. Más bien, el enfoque debe centrarse en cómo canalizar su potencial de manera que fortalezca, en lugar de debilitar, la estructura organizacional.
En muchas organizaciones, el Shadow IT surge de una disyuntiva frecuente: las unidades de negocio requieren rapidez en la implementación de soluciones, mientras que el equipo de TI se centra en asegurar la estabilidad del sistema y la continuidad de las prácticas establecidas. Esta diferencia de prioridades lleva a que los equipos, en su búsqueda de flexibilidad, recurran a plataformas y aplicaciones no sancionadas oficialmente por la estructura interna de TI. Intentar frenar este fenómeno mediante políticas extremadamente restrictivas puede conducir a una pérdida de agilidad y desmotivación, pero también es cierto que un crecimiento sin control del Shadow IT conlleva riesgos serios.
Los desafíos asociados con el Shadow IT son variados y complejos. Desde el aumento en costos innecesarios debido a la falta de coordinación en las compras, hasta riesgos de seguridad significativos por soluciones no evaluadas, los peligros son reales. Además, la proliferación de herramientas no integradas puede llevar a redundancias y a la fragmentación de la información, lo que dificulta la transformación digital. A esto se suma el riesgo de dependencia de proveedores y la duplicación de esfuerzos, lo cual disminuye la eficiencia organizativa.
Sin embargo, existen maneras de integrar el Shadow IT dentro de una estrategia de negocio más amplia y segura. Una de las tácticas recomendadas es la creación de un «Buscador de soluciones» aprobado por TI, donde se puedan encontrar herramientas SaaS validadas, promoviendo así el uso de soluciones seguras y eficaces. Asimismo, al permitir que las unidades de negocio asignen parte de su presupuesto a la innovación, con el respaldo y validación del equipo de TI, se fomenta la iniciativa sin comprometer la seguridad. Por último, el uso de un sistema de recargos financieros para soluciones adquiridas sin supervisión puede desincentivar el uso indiscriminado de tecnología insegura.
La clave para gestionar el Shadow IT no reside en el control estricto, sino en la colaboración. Al establecer una relación de trabajo cooperativa entre el equipo de TI y las distintas líneas de negocio, se pueden transformar potenciales conflictos en una sinergia creativa.
Por lo tanto, el Shadow IT no debe ser visto como una amenaza, sino como una oportunidad para mejorar la creatividad organizacional y la agilidad empresarial. La verdadera habilidad de los CIO y otros líderes de TI es transformar este fenómeno en una ventaja competitiva, equilibrando la innovación con la seguridad y la eficiencia necesarias. Con colaboración y un enfoque estratégico, el Shadow IT puede pasar de ser un riesgo a convertirse en una oportunidad enriquecedora para las organizaciones.
